„Lean“ – valstybinėms institucijoms

Gražina Liukaitytė / Verslo žinios / 2014.09.16

Prieš dešimtmetį taikyta tik gamybos įmonėse, šiandien „Lean“ sistema vis dažniau sutinkama ir paslaugų bei valstybiniame sektoriuje. „Lean“ praktika Vyriausybėje ir valstybės valdymo institucijose (angl. „Lean government“) pirmiausia išplito JAV, Kanadoje, Jungtinėje Karalystėje, Skandinavijoje bei Azijoje, o prieš metus pradėta intensyviau diegti ir Lietuvoje.

Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyboje („Sodra“) ir Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) Paslaugų mokesčių mokėtojams departamente (PMMD) 2014 m. sausį buvo pradėtas bandomasis „Lean“ diegimas, neseniai sistema imta taikyti ir VMI Kontrolės departamente. Po mažiau nei metų įstaigose matoma teigiamų rezultatų – kai kurios procedūros sutrumpėjo kone penktadaliu, diegiami sisteminiai pokyčiai per metus sutaupo tūkstančius valandų darbo laiko. Darbuotojų įsitraukimas protingiau panaudojant išteklius padeda taupyti ir kokybiškai aptarnauti daugiau žmonių.

„Lean“ ištakos – Japonijoje, „Toyotos“ korporacijoje, tačiau per kelis dešimtmečius sistemos taikymas išsiplėtė nuo gamybos iki paslaugų ir valstybinio sektoriaus, kur „Lean“ tikslas – šalinti vertės nekuriančias veiklas. Siekiant mažinti laiko nuostolius, sudėtingi procesai skaidomi į smulkiausius etapus, kiekvienas jų analizuojamas, identifikuotų nereikalingų etapų atsisakoma. „Sodroje“ privalomojo sveikatos draudimo įmokų apskaita buvo išskaidyta į 80 žingsnių, iš jų 27 pasirodė mažai efektyvūs. 4 žingsnius pašalinus ir 17 patobulinus, procesą pavyko sutrumpinti penktadaliu.

VMI, nustačius nereikalingus procesus, įsitikino, kad kai kurios procedūros užima 6 žmonių metinio darbo laiko resursus. Kasmet šalies apskričių VMI tiesiogiai pateikiama apie 2.000 prašymų dėl atsiskaitymo su biudžetu pažymų išdavimo, pritaikius „Lean“ jų parengimo laikas sutrumpėjo 33 valandomis. Tokie pokyčiai palengvina darbuotojų dienotvarkę, o ilgainiui kokybiškesnį, greitesnį aptarnavimą pastebi ir klientai.

Tyrimai rodo, kad bet kurios srities darbuotojas apie 30 minučių kasdien praleidžia ieškodamas daiktų, šį laiką realu sutrumpinti iki 30 sekundžių, todėl „Lean“ diegti pradedama nuo darbo vietų sutvarkymo. „Sodroje“ sutvarkius daugiau kaip 200 darbo vietų perdirbti atiduota daugiau kaip tona nereikalingų dokumentų. Darbuotojų įsitraukimas nemažiau svarbus – per kelis mėnesius „Sodros“ specialistai pateikė per 100 vadinamųjų kaizenų – idėjų, kaip pagerinti darbo procesus. 40 jų jau įgyvendinta, dar trečdalis įgyvendinama šiuo metu. 68 PMMD darbuotojai apmokyti ir 2 siekia „Kaizen“ sertifikato, 1 jau turi 5S darbo vietų sutvarkymo sertifikatą – taip bus užtikrinamas metodo taikymo tęstinumas organizacijoje.

Lietuvoje Lean diegia apie 60 organizacijų. Šios sistemos taikymas padeda rasti dar neišbandytų būdų padaryti daugiau disponuojant tais pačiais ar net mažesniais ištekliais. Tačiau visa sistemos taikymo sėkmė priklauso nuo įstaigų darbuotojų įsitraukimo ir nuolatinių pastangų tobulinti savo darbo aplinką ir atliekamas užduotis.