Konferencija „Liekna vyriausybė“: geriausios Lean praktikos Lietuvos bei Jungtinės Karalystės viešajame sektoriuje

2017.09.05

Birželio 19 d. vykusioje viešojo sektoriaus vadovams ir lyderiams skirtoje konferencijoje „Liekna vyriausybė“ kalbėta apie būdus, kurie paskatintų viešojo sektoriaus institucijas veikti efektyviau. Lean procesų valdymo sistema skirta ne tik verslui, ji universaliai pritaikoma ir viešajame sektoriuje, o realiais pavyzdžiais, kaip tai veikia, konferencijoje dalijosi SODROS valdybos, VMI, Susisiekimo ministerijos atstovai, bei svečiai iš Jungtinės Karalystės Nacionalinės Kontrolės tarnybos, JK Švietimo ministerijos, taip pat Bakke mokyklos Danijoje. Konferencijos dalyvius pasveikino Vyriausybės kanclerė Milda Dargužaitė, pabrėžusi efektyvumo viešajame sektoriuje svarbą.

Kol kas plačiausiai Lietuvos viešosiose institucijose taikomi kokybės vadybos standartai  – ISO 9000 ir BVM jau kuris laikas nebėra laikomi novatoriškais, tuo tarpu versle įsišakniję „Lean“, Six Sigma“ metodai viešajame sektoriuje tik pradedami įgyvendinti. Projekto „Liekna vyriausybė“ partnerių Lietuvos Jaunųjų mokslininkų sąjungos atliktame eksperimentinio „Lieknos vyriausybės“ metodų diegimo moksliniame tyrime nustatyta, kad pagrindiniai barjerai, kliudantys priimti inovacijas, yra:

  • žinių ir informacijos stoka;
  • vadovavimo praktika;
  • esami įpročiai ir kultūra;
  • pasyvumas.

Pasak projektą padėjusios įgyvendinti įmonės „Lean.lt“ praktiko Vido Petraičio, šios konferencijos tikslas – dalintis geraisiais pavyzdžiais iš Lietuvos bei kitų šalių, kur Lean valdymo filosofija taikoma žymiai plačiau. Tikima, kad sėkmingos organizacijų praktikos gali paskatinti imtis ryžtingesnių veiksmų kuriant efektyviai veikiantį viešąjį sektorių.

5 Lean metodus (5S, Kaizen, VACA, PDTV ir standartizuotą darbą) nuo 2014 m. sėkmingai taikančios VMI Mokestinių prievolių departamento patirtis rodo, kad apčiuopiamos naudos atneša net ir nedidelės idėjos. Vienas iš pavyzdžių: dokumentų saugyklose matomoje vietoje nurodžius archyvinių dėžių kodus ženkliai sutrumpėjo dokumentų administravimo trukmė bei sumažėjo klaidų tikimybė. VMI Mokestinių prievolių departamento atstovė Stasė Aliukonytė-Šnirienė pagrindiniais iššūkiais įvardino pastangas įgyvendinti Lean sistemą tuo pat metu negriaunant jau sukurtos, vertę kuriančios sistemos. Ne ką mažesnis iššūkis, kurį tenka įveikti – darbuotojų motyvacija bei jos išlaikymas.

Pasak SODROS direktoriaus Mindaugo Sinkevičiaus ir direktoriaus pavaduotojo Ježy Miskis, pirmieji rezultatai pradėjus įgyvendinti Lean motyvuoja siekti daugiau ir pritaikyti šią sistemą kuo įvairesnėse veiklos srityse. VACA metodu išskaidžius procesus į smulkius žingsnius siekiama atsisakyti vertės nesukuriančių veiksmų. Įgyvendinus tam tikrus IT sistemos pakeitimus planuojama sutaupyti apie 3150 darbo valandų kasmet – tai prilygsta metams pusantro darbuotojo darbo laiko. Dideli laiko sutaupymai taip pat planuojami ir kitose srityse: viešuosiuose pirkimuose, ligos pašalpų mokėjime, vykdant PSD įmokų apskaitą.

 Jungtinėje Karalystėje efektyvumo didinimas taikant procesų valdymo praktikas tampa privaloma tvarka. Jau nuo 2011 m. visi šalies vyriausybės departamentai privalo turėti tvaraus tobulėjimo strategiją bei metinį patobulinimų planą. Jungtinės Karalystės Nacionalinės Kontrolės tarnybos bei Švietimo ministerijos atstovai dalijosi esminiais patarimais įgyvendinant Lean viešajame sektoriuje. Vienas akivaizdžiausių Lean nuopelnų gerinant JK Švietimo sistemą yra mokykla, kurios reitingas, pradėjus taikyti nuolatinio tobulėjimo sistemą pakilo per 500 pozicijų. Tokį šuolį nulėmė pamokų kokybės stiprinimas bei palaipsniui gerėjantys mokinių akademiniai pasiekimai.

Anot JK vyriausybės atstovo Alec Steel, Lean sistema teigiamus rezultatus organizacijai suteikia tik tuomet, kai yra įgyvendinama kokybiškai. Konferencijos svečiai pabrėžė, kad reikia atsirinkti, kas svarbu šiandien, o kas gali palaukti – būtina orientacija į esminius dalykus. Siekiant ilgalaikio ir nuolatinio tobulėjimo reikia nepamiršti, kokią pagrindinę problemą stengiamasi spręsti. Akcentuota ir tai, kad visgi geriau nesistengti greitai ir per prievartą pritaikyti naujo požiūrio į vadybą. Dėl šios priežasties būtinas nuolatinis vadovų įsitraukimas – be jo neprigis jokios inovacijos.

Vidas Petraitis tikisi, jog ši konferencija nebus paskutinė – kuo daugiau organizacijos turės žinių ir pavyzdžių apie galimus būdus tobulinti veiklą, tuo greičiau Lietuvos viešajame sektoriuje platesniu mastu nei šiandien bus galima tikėtis laukiamų permainų.